e-Social vem aí: como se preparar - Planeta Contábil

Com novo prazo de adequação para junho deste ano, as empresas devem organizar a documentação para atender ao novo sistema do governo federal.

Criado e desenvolvido desde 2007, o programa do eSocial vai unificar o envio de dados entre empregadores e empregados através de um método único, o que significa que os tantos sistemas até en tão existentes (livro de registro de empregado, folha de pagamento, GFIP, RAIS, CAGED, CAT, PPP, etc.) serão substituídos pela ferramenta, que irá centralizar as obrigações fiscais, trabalhistas e de previdência social das empresas.

Segundo o governo, além da simplificação dos processos, o objetivo é ajudar a cumprir a legislação. Contudo, na prática, o objetivo é não só fechar o cêrco aos (poucos) jeitinhos que ainda são criados no dia-a-dia, mas também automatizar a imposição de multas pelo descumprimento de qualquer evento do sistema. Por exemplo: a admissão de um funcionário sem estar com todas as rotinas lançadas no sistema (exame médico, registro em carteira, verificação de que ele não está recebendo seguro-desemprego, etc.) gerará multa automática caso os dados sejam alimentados fora de sincronia.

A exigência do e-Social com cumprimentos dos prazos reduzirá muito o tempo das empresas para a preparação e envio das informações ao Fisco. No caso de admissão, por exemplo, os dados deverão ser enviados um dia antes do início do empregado na empresa; pela regra atual, essas informações podem emitidas até o dia sete do mês seguinte ao de contratação.

Todas as empresas brasileiras terão de se adaptar, conforme o cronograma lançado pela Receita Federal, mas a grande maioria das empresas (MEI, micro, pequenas e médias) já podem considerar o mês de julho de 2018 como o prazo para o início da adaptação, e por isso já devem iniciar o treinamento dos profissionais de Recursos Humanos para operarem o sistema.

Como preparativo, as empresas já podem iniciar a verificação de seus empregados atuais para a nova sistemática, que faz uso de cruzamento de dados para conferir a validade das informações. Trata-se da Consulta de Qualificação Cadastral, disponível no portal do e-Social, onde são identificadas possíveis divergências associadas ao nome, data de nascimento, CPF, Número de Identificação Social (PIS/PASEP/NIT/SUS) de seus empregados. Ao informar os dados, o sistema indicará se e onde há divergência e orientará sobre o procedimento para correção.

O sistema já vem sendo utilizado pelas grandes empresas (faturamento superior a R$78 milhões em 2016), o que significa dizer que dificilmente haverá adiamentos, já que sua utilização corrigirá os últimos erros e inconsistências até o prazo de adesão das demais empresas (julho/2018)